Column Floor Felten

The Halved Joint Approach
… blijf niet hangen op de eigen speelhelft
Schiphol sluit veel en ook heel diverse overeenkomsten af. De wijze waarop het opdrachtgeverschap wordt ingevuld kent daarbij vele variaties. Op dit moment vragen de aanbestedingen en overeenkomsten van de realisatie van ons masterplan veel aandacht. Schiphol wordt namelijk uitgebreid met een nieuwe pier en terminal, waarbij er veel en snel gebouwd moet worden zonder verstoring aan onze operationele processen

Schiphol is ervan overtuigd dat de samenwerking met een marktpartij toegevoegde waarde heeft bij deze lastige (bouw)opgaven. Echter, er wordt hier dan wel een echte samenwerking bedoeld in de zin van het durven accepteren van afhankelijkheden, elkaar succes gunnen en het gezamenlijk dragen van risico’s.

De invulling van ons opdrachtgeverschap blijft maatwerk en verklaart dat nagenoeg dezelfde discussie gevoerd moet worden bij iedere aanbesteding. De neiging van partijen om bij aanbestedingen ‘op de eigen speelhelft te blijven hangen’ is daarbij hardnekkig. Dit terwijl je voor succes toch echt op de helft van de tegenstander moet durven te staan. Helaas gebeurt het tegenovergestelde. Pas als een opdrachtgever zich echt zeker genoeg voelt en zijn positie stevig heeft vastgelegd in een contract, dan pas wordt de marktpartij uitgedaagd. Op zich is daar niets op tegen, maar de opening naar echt een samenwerking is daarmee verdwenen.

Zodra het denken in zekerheden namelijk de overhand krijgt, leidt dit aan de kant van de opdrachtgever veelal tot gedetailleerde vraagspecificaties, het voorschrijven van oplossingen, een te eenzijdige allocatie van risico’s en uitgebreide (financiële) garanties op voorhand. Een marktpartij zal zich daardoor niet geprikkeld voelen om mee te denken over het probleem voorhanden, maar zal zich eerder terugtrekken achter de letter van het contract.  Daar gaat de aandacht naar uit. Op deze manier verschrompelt al snel de ruimte om via echt samenwerking tot een optimale oplossing te komen.

Gezien de complexiteit van (bouw)opgaven op Schiphol trachten wij dit zo veel mogelijk te voorkomen. Wij hebben daarom de zogenaamde ‘Halved Joint Approach’ bedacht. In deze aanpak wordt het moment van gunning en het moment van het afsluiten van het contract in de tijd uit elkaar getrokken.

“De term ‘halved joint’ is de Engelse vertaling voor de ‘liplas’. Deze verbinding wordt toegepast bij houten balken om de krachtoverdracht in de verbinding te verbeteren. Kenmerkend is de geleidelijke overgang en het vergroten van het overdrachtsvlak. (zie figuur)”

De gedachte achter dit model is om eerst gezamenlijk de projectopgave te doorgronden, elkaar te leren kennen en te begrijpen en pas daarna afspraken te maken. Schiphol is ervan overtuigd dat enkel nadat I alle krachten in de richting werken van hetzelfde doel en II dit ieders afzonderlijk belang dient, er een stabiele en effectieve basis voor samenwerking ontstaat. In deze ‘halved joint fase’ wordt de aanpak in overleg uitgewerkt. Daarmee wordt het contract tot het eerste deelresultaat van de samenwerking gemaakt. De kern van de Halved Joint Approach wordt gevormd door 3 stappen nadat de beoogde marktpartij (al dan niet via aanbesteding) is geselecteerd:

Stap 1: Moment van gunning: intentieovereenkomst of voorovereenkomst met als beoogd resultaat:  het sluiten van een definitieve overeenkomst tot bijvoorbeeld uitvoering of tot ontwerp & uitvoering.

Stap 2: De Halved Joint: een gelijkwaardig speelveld wordt gecreëerd door de projectopgave met elkaar te ontrafelen en te analyseren. Het besef dat het succes voor beiden voor een groot deel in de halved joint fase georganiseerd moet worden zorgt er gelijktijdig voor dat het steeds weer opduikende spook van het ontbreken van concurrentie tijdens onderhandelingen, in toom blijft. In deze fase ontstaat ook de uiteindelijke contractvorm.

Stap 3: Sluiten definitieve overeenkomst (-en). Een “alliantie” is een mogelijkheid als resultaat van de Halved Joint fase maar ook kan gekozen worden voor een geleidelijke overdracht in de vorm van UAV-deelcontracten tijdens stap 2. Bijvoorbeeld telkens als een bepaald onderdeel of aspect is uitgewerkt is tot een niveau waarop de marktpartij in redelijkheid de verantwoordelijkheid en risico kan overnemen.

Kortom, de Halved Joint Approach is investeren in effectieve samenwerking met de markt.

Labels:column